Die Tagesordnungspunkte sind allen bekannt

Ideal ist, wenn die Mitglieder bereits vorab, welche Inhalte und Themen in der Sitzung besprochen werden werden, damit sie sich darauf vorbereiten können und gegebenenfalls nötige Unterlagen mitbringen. Daher sollte im Schnitt die Tagesordnung eine Woche vor der Sitzung an alle Mitglieder ergehen.

Zu Sitzungsbeginn werden noch einmal die Tagesordnungspunkte vorgestellt und ein zeitlicher Überblick gegeben, damit niemand überfordert wird. Hilfreich ist auch, wenn eine Zeitangabe zu den einzelnen Punkten gegeben wird, damit sich die Mitglieder orientieren können, wie intensiv bzw. lange ein Punkt besprochen wird. Daher ist eine gute Vorbereitung der Sitzungsleitenden wichtig. Wenn zu Beginn das Ziel des jeweiligen Punktes klar ist, wird die Arbeit viel effizienter. So hilft z. B. die Klärung, ob es um Information, um Austausch oder um ein Ergebnis bzw. eine Entscheidung gehen wird.

Zeit zum Erzählen

Die Sitzungsleitenden sollten beim Ankommen oder im Anschluss an die Tagesordnungspunkte (Allfälliges) eine fixe Zeit einplanen, wo alle Teilnehmende die Möglichkeit haben, Feedback, Wünsche, Kritik und Anregungen einzubringen. Hier hat alles Platz! Diese Zeit ist auch hilfreich, um Kritik, die manchmal auf Einzelnen abgeladen wird, los zu werden und um Lob und Wertschätzung den betroffenen Personen zukommen zu lassen.

Mit Wertschätzung und Lob großzügig umgehen

Jedem Menschen tut Lob und Wertschätzung gut und erzielt oft einen Motivationsschub. Erfolge, abgeschlossene Projekte, Jahresabschluss oder Halbzeiten gehören gefeiert! Es braucht nicht viel, aber wichtig ist, dass ihr eine kleine Feier macht.

Sichtbar machen

Hilfreich für eine Sitzungsleitung ist, wenn nicht nur gesprochen, sondern möglichst viel auch sichtbar gemacht wird. So werden Fragen und Ergebnisse (wie Verantwortliche, Uhrzeit, Datum, ...) klarer und (manchmal lästiges) Nachfragen erspart. Organisiert euch daher für eure Sitzung entweder ein Flipchart oder Laptop und Beamer, wenn dies für die Sitzung nötig ist.

Verantwortliche finden

Die verantwortliche Person für das Fachteam/den Arbeitskreis kann und soll auch nicht alles alleine machen. Nützt daher die Chance, die Fähigkeiten und Kompetenzen der einzelnen Mitglieder aufleben zu lassen, in dem ihr sie motiviert, die Verantwortung für ein Thema zu übernehmen. Wichtig ist, dass es immer eine Rückenstärkung gibt. Daher sollte eine 2. Person die Co-Leitung oder Stellvertretung übernehmen.

Eine klare Aufgabenverteilung

hilft, dass nicht Einzelne alles machen, und fördert die Verantwortlichkeit und Verbindlichkeit. So entwickelt sich ein richtiger Teamgedanke und Jede*r kann sich auf den/die andere verlassen.

Ergebnisse, Beschlüsse klar formulieren und festhalten

Sich für etwas zu entscheiden, ist immer mit Wagnis verbunden. Je klarer diese Entscheidungen formuliert und festgehalten werden, umso leichter fällt es, sich daran zu halten.

Konflikte dürfen sein

Manchmal stoßen verschiedene Interessen aufeinander und ein Konflikt wird spürbar, was grundsätzlich einfach menschlich ist. Als Team seid ihr daher gefordert ein gewisses Maß an Fehlerkultur zu etablieren. Jeder Mensch darf Fehler machen, denn aus Fehlern lernt man!

Ressourcen beachten

Als Verantwortliche für den Bereich Kinder und Jugendliche ist unsere Sehnsucht meist größer, als das, was wir tun können. Deshalb müssen die Ressourcen aller Mitglieder gut im Auge behalten werden, sodass niemand überfordert wird. Daher ist es wichtig, dass ihr eine realistische Planung, die durchführbar und umsetzbar sind, macht. Wichtig ist auch, dass es die Möglichkeit gibt „Nein“ zu sagen. Das ist kein ablehnendes Verhalten, es zeigt auf, dass jemand mit seinen Ressourcen erschöpft ist und sich für keine weiteren Aufgaben zur Verfügung stellen kann.

Zeit für uns - der Weg zur Quelle

Um als Team gut arbeiten zu können, dürfen wir uns auch fragen, was uns selber gut tut. Eine gute Balance ist daher wichtig. Nehmt euch daher auch immer wieder Zeit, um eure Kraftquellen zu nähren. Das kann ein gemeinsamer Tag für euch sein, eine Bibelrunde, eine Wallfahrt, eine gemeinsame Wanderung, ein gemeinsam gekochtes gutes Abendessen etc… Seid kreativ bei der Ideenfindung!

Methoden für eine gelingende Sitzung

Und hier haben wir noch ein paar kleine, feine Methoden für eure Sitzung zusammengestellt

Hand-Reflexion

Daumen: Was war super? Was hat mir gut gefallen? Was hat gut geklappt?
Zeigefinger: Worauf will ich hinweisen? Was kann beim nächsten Mal verbessert werden?
Mittelfinger: Was lief weniger gut? Was hat mich genervt?
Ringfinger: Was ist mir nahe gegangen? Welche Gefühle bestimmten mich während der Aktion? Was wühlt mich immer noch auf?
Kleiner Finger: Was kam zu kurz? Wovon wäre mehr besser gewesen? Was hätte ich gerne noch gelernt / mitgenommen / erlebt?

Daumen- Reflexion:

Die TeilnehmerInnen sitzen im Kreis und werden aufgefordert, auf ein Kommando mit dem Daumen Feedback zu geben. Dabei sind nur drei Stellungen erlaubt:
à Daumen nach oben bedeutet: Alles gut
à Zeigt der Daumen zur Seite bedeutet dies: Es gab positive und negative Aspekt
à Daumen nach unten bedeutet: Nur negative Aspekte

Post-it- Reflexion:

Ausgehend von einer bestimmten Frage oder einem bestimmten Thema werden die  Gedanken und Ideen ohne untereinander auszutauschen auf einen Post-it-Zettel geschrieben, wobei pro Zettel nur ein Begriff notiert werden darf. In einer anschließenden Gruppenphase gilt es mit diesen Zetteln einen „Begriffsteppich“ auf ein DIN A2 Blatt zu legen und den entstandenen „Teppich“ nach Kriterien zu ordnen. Diese Kriterien können in der Gruppendiskussion gemeinsam erarbeitet und festgelegt werden.

Reflexionskarten:

Anhand von Reflexionskarten wird die Sitzung reflektiert. Folgende Sätze können verwendet werden.

Besonders wichtig war ….

Schwierig fand ich …

Ich habe gelernt …

Geholfen hat mir …

Text von

Nicole Leitenmüller, Referentin bei der Kath. Jugend OÖ
Magdalena Kapeller, Jugendbeauftragte im Dekanat Altenfelden

Februar 2022